Faktúry

Nastavenia faktúr

Pred samotným používaním faktúr Vám odporúčame upraviť "Nastavenia" e-shopu v položke "Faktúry". Viac o nastavení predvolieb faktúr tu>

Číslovanie faktúr

Faktúry sú číslované automaticky pri vytváraní. Prvé číslo faktúry je závislé na nastavení preddefinovaného číslovania, ktoré ste zadali v nastavení preddefinovaného číslovania e-shopu "Faktúry". Každá ďalšia vytvorená faktúra je vždy o jedno číslo vyššia ako posledná vytvorená faktúra.

V prípade, že manuálne narušíte číslovanie faktúr, odstránením alebo prečíslovaním faktúr mimo číselný rad, tak  systém vyhľadá najvyššie číslo v aktuálnom kalendárnom roku a aktuálne vytváranej faktúre pridá nasledujúce číslo o jedno vyššie.

Pri vystavovaní prvej faktúry v novom kalendárnom roku systém začne automaticky číslovať faktúry od začiatku v závislosti na nastavení preddefinovaného číslovania, ktoré ste zadali v nastavení e-shopu "Faktúry".

Vytváranie faktúr

Manuálne vytváranie faktúr
Faktúry je možné vytvárať manuálne prostredníctvom administrácie objednávok. V prípade, že k objednávke ešte neexistuje faktúra, je možné kliknutím na ikonu "Vytvoriť faktúry", ktorá sa nachádza naľavo od dátumu objednávky, vytvoriť faktúru pre vybranú objednávku.

Druhou možnosťou ako vytvoriť faktúru k objednávke, je prostredníctvom hromadných operácií. Vybratím nevyfakturovaných objednávok ich označením, stačí v spodnej časti administračného okna objednávok vybrať hromadnú operáciu "Vytvoriť faktúru" a potvrdiť tlačidlom "Vykonaj". Systém vás bude informovať o počte vybraných položiek. V prípade, že akciu potvrdíte budú vytvorené faktúry ku všetkým vybraným objednávkam.

Automatické vytváranie faktúr
Faktúry je možné vytvárať automaticky pri zmene stavu objednávky. Prostredníctvom číselníku objednávok, ktorý sa nachádza v nastavení e-shopu je možné ktorémukoľvek stavu objednávky nadefinovať, či sa má pri  zmene stavu objednávky na tento stav automaticky vytvoriť faktúra.

Odosielanie faktúr

Automatické odosielanie faktúr
V prípade, že ste si v nastaveniach faktúr v e-shopu nastavili automatické zasielanie faktúr po vytvorení, budú faktúry automaticky odoslané po vytvorení faktúry, či už jednotlivo alebo aj po vytvorení prostredníctvom hromadnej operácie.

Manuálne odosielanie faktúr
V prípade, že chcete odoslať faktúru manuálne, použite na odoslanie vybranej faktúry hromadnú operáciu "Odoslať faktúru". Označte požadované faktúry, ktoré chcete odoslať vyberte operáciu "Odoslať faktúru" a potvďte tlačidlom "Vykonaj". Systém vás vyzve k potvrdeniu vybranej akcie. Po potvrdení budú odoslané faktúry na e-mail zákazníka.

Úprava a spravovanie faktúr

Editácia faktúr je rovnako ako úprava objednávok rozdelená do dvoch okien.
Prvé menšie ISWID okno obsahuje na prvej záložke "Faktúra" nastavenie čísla faktúry, daňový režim (iba v prípade, že je váš e-shop s nastavením platcu DPH) a poznámka.

Na druhej záložke "Dátumy" nastavíte dátumy vystavenia splatnosti a dodania. Dátum splatnosti je automaticky nastavený na prednastavenú hodnotu z nastavení e-shopu "Faktúry".

Tretia záložka symboly obsahuje variabilný, špecifický a konštantný symbol.

Na záložke "Kupujúci" nastavujete meno, priezvisko a kontaktné údaje kupujúceho, druhá karta "Fakturácia" obsahuje názov spoločnosti a jej inkasné údaje, tretia záložka "Adresa" obsahuje adresu zákazníka.

Posledná záložka objednávka obsahuje nastavenia spôsobu platby, dopravy, stavu objednávky a textu pre poznámku k objednávke. 

Druhé veľké okno s výpisom jednotlivých položiek slúži na editáciu počtov produktov na faktúre, prípadne na pridanie nového produktu alebo odstránenie existujúceho produktu z faktúry (objednávky).

Upozornenie: Po uložení zmien vo faktúre sa vygeneruje nová zmenená faktúra vo formáte pdf, ktorú si môžete stiahnuť kliknutím na ikonu  . Rovnako sa zmeny prenesú ad do objednávky, z ktorej bola faktúra vytvorená.

Prepojenie faktúr a objednávok

Nakoľko sú objednávky a faktúry prepojené, všetky zmeny, ktoré vykonáte vo faktúrach sa aplikujú aj na objednávky, ktoré sú s nimi spojené. V prípade, že je objednávka už vyfakturovaná, nie je možné meniť jej položky ani jej ďalšie nastavenia. Zmenu je možné vykonať už iba vo faktúre, ktorá bola z tejto objednávky vygenerovaná.

Filtrovanie, vyhľadávanie, triedenie faktúr

Výpis všetkých faktúr je dostupný prostrednictvom horného administračného menu cez položku "E-shop>Faktúry" alebo prostredníctvom ISWID menu cez ikonu "E-shop>Faktúry".

Filtrovanie je možné podľa stavu v akom sa daná objednávka nachádza.

Vyhľadávanie konkrétnej faktúry je možné prostredníctvom vyhľadávacieho poľa v pravom hornom rohu.  Po vpísaní hľadaného výrazu systém automaticky vyfiltruje záznamy a zobrazí výsledky. Vyhľadávanie nie je nutné potvrdzovať, systém triedi výsledky okamžite podľa zadaného výrazu.

Počet výsledkov, ktoré zodpovedajú zadaným kritériám sa zobrazí okamžite po dokončení vyhľadávania alebo filtrovania a ich počet je vypísaný naľavo od poľa pre vyhľadávanie.

Triedenie faktúr je možné po kliknutí na titulok stĺpcu podľa ktorého chcete objednávky filtrovať. Triediť je možné podľa viacerých stĺpcov súčasne.

Hromadné operácie
Po výbere skupiny faktúr, triedením a filtrovaním môžete celú skupinu označiť tlačidlo "Označiť všetko" v pravom dolnom rohu alebo označiť jednotlivo a prostredníctvom hromadnej operácie v spodnej časti "Zmeniť na" vybrať požadovaná zmenu stavu. Na potvrdenie voľby stačte tlačidlo "Vykonaj", systém vás vyzve k potvrdeniu akcie. Po potvrdení budú vykonané požadované zmeny.

Upozornenie: V prípade, že opustíte admin okno s nastaveným triedením, filtrovaním alebo vyhľadávaním pri ďalšom otvorení okna budú tieto hodnoty zachované!

Tip: V prípade, že potrebuje zrušiť všetky nastavené filtre, triedenia a vyhľadávania stlačením tlačidla "Reset" zrušíte všetky nastavené hodnoty filtrovania a triedenia.